Державний нагляд і контроль за дотриманням всіма роботодавцями трудового законодавства та інших нормативних правових актів, містять норми трудового права, на території РФ здійснює федеральна інспекція праці за допомогою перевірок, обстежень, видачі обов'язкових для виконання приписів про усунення порушень, складання протоколів про адміністративні правопорушення в межах повноважень , підготовки інших матеріалів (документів) про притягнення винних до відповідальності відповідно до федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ (частина перша ст. 353 ТК РФ, частина перша ст. 356 ТК РФ).
В силу частини першої ст. 360 ТК РФ порядок проведення перевірок посадовими особами федеральної інспекції праці визначається ратифікованими РФ конвенціями Міжнародної організації праці з питань інспекції праці, ТК РФ, іншими федеральними законами, в тому числі Федеральним законом від 26.12.2008 N 294-ФЗ "Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) і муніципального контролю "(далі - Закон N 294-ФЗ), а також рішеннями Уряду РФ.
Слід враховувати, що відповідно до ч. 5 ст. 27 Закону N 294-ФЗ до 01.07.2011 положення цього закону, що встановлюють порядок організації та проведення перевірок в частині, що стосується виду, предмета, підстав перевірок та строків їх проведення, не застосовуються при здійсненні державного контролю (нагляду), зазначеного в ч. 4 ст. 1 Закону N 294-ФЗ, куди входить і організація та проведення перевірок при здійсненні контролю та нагляду у сфері праці.
Про проведення позапланової виїзної перевірки юридична особа, відповідно до ч. 16 ст. 10 Закону N 294-ФЗ, повідомляється органом державного контролю (нагляду), органом муніципального контролю не менше ніж за двадцять чотири години до початку її проведення будь-яким доступним способом.
Проте державний інспектор праці може повідомляти про свою присутність роботодавця або його представника, якщо тільки не вважає, що таке повідомлення може завдати шкоди ефективності контролю (частина третя ст. 360 ТК РФ). Особливий порядок проведення інспекційних перевірок встановлено виключно для організацій, перелічених у частині четвертій ст. 360 ТК РФ.
Таким чином, державний інспектор праці не зобов'язаний повідомляти організацію про проведення перевірки, організованої за скаргою працівника, якщо вважатиме, що в результаті цього знизиться ефективність перевірки. Також повідомлення не потрібне, якщо в результаті діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця заподіяно або заподіюється шкода життю, здоров'ю громадян, шкоди тваринам, рослинам, довкіллю, безпеки держави, а також виникли або можуть виникнути надзвичайні ситуації природного і техногенного характеру (ч. 17 та п. 2 ч. 2 ст. 10 Закону N 294-ФЗ).
Державні інспектори праці при проведенні перевірок мають право запитувати у роботодавців та їх представників і безоплатно отримувати від них документи, пояснення, інформацію, необхідні для виконання наглядових і контрольних функцій (ст. 357 ТК РФ).
Так як федеральна інспекція праці наділена великим обсягом повноважень з перевірки дотримання роботодавцями трудового законодавства, то не представляється можливим дати вичерпний перелік документів, які може зажадати цей орган при здійсненні контрольних заходів.
Для початку подивимося, які документи можуть опинитися під пильним оком державного інспектора з праці. Така шпаргалка буде не зайвою в будь-якому випадку, навіть якщо офіційні гості вас не відвідають. Найголовніші документи, що називається, «паспорт» організації - це Статут і Установчий договір (якщо фірму створювали кілька людей). Потім переходимо до власне «трудовим» документів, які стосуються всіх співробітників. До них відносяться:
- колективний договір,
- штатний розклад,
- табелі обліку робочого часу,
- правила внутрішнього розпорядку,
- графік відпусток,
- журнали і книги (журнал обліку руху трудових книжок, прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, журнал обліку відряджень, журнал ознайомлення з інструкцією з охорони праці),
- відомості по заробітній платі.
На кожного працівника повинні бути оформлені:
- трудовий договір,
- особова картка,
- накази (про прийом, про відпустку, про заохочення, про відрядження, про припинення трудового договору, про застосування дисциплінарного стягнення і т. д.) та підстави до них (заява, акт, пояснювальна, трудовий договір),
- трудова книжка,
- записки-розрахунки з видачі зарплати.
Наступний тип документів не відноситься до категорії обов'язкових, але теж може знадобитися. Насамперед це Положення про оплату праці-якщо такі є, то - уточнення до трудових договорам- посадові інструкції (якщо не всі обов'язки обумовлені в контракті) - Положення про атестацію, якщо вона проводілась- Положення про комерційну таємницю, якщо є відсильна норма в трудовому договорі.
У компаніях з великим штатом співробітників рекомендується завести журнали: обліку наказів по особовому складу, обліку трудових договорів, обліку медичних оглядів, обліку військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову, реєстрації вхідних і вихідних документів. Це допоможе не тільки при перевірці, але і в поточній роботі.
Наявність правовстановлюючих документів - це тільки половина успіху- всі вони повинні бути оформлені належним чином. Типові накази та документи робляться за встановленою формою. Пам'ятайте, що всі заяви пише від руки сам працівник, і що на відповідних наказах необхідний його автограф. Буде краще, якщо журнали будуть у твердій обкладинці, з клейовим палітуркою, прошнуровані, пронумеровані на кожній сторінці, в кінці - інформація про загальну кількість сторінок, підпис, і печатка.
Для спрощення діловодства та економії часу - як вашого, так і інспектора з праці, можна скласти списки окремих категорій працівників, що вимагають «особливого підходу». До них відносяться неповнолітні, інваліди, майбутні матері, співробітниці з дітьми до трьох років, одинокі батьки, зайняті на шкідливих (небезпечних) роботах.