Трудова книжка - офіційний персональний документ російського громадянина, який досяг віку 14 років, вперше одержує оформлення з моменту початку його трудової діяльності, при першому надходженні його на роботу - працевлаштуванні, і відображає індивідуальну інформацію про нього: особисті дані (прізвище, ім'я, по батькові), дату і рік народження, освіту, професію і спеціальність.
Документу присвоюється реєстраційний номер, і, відповідно до положень законів про працю, фіксується в ньому посаду, всі зміни і будь-яка інформація про взаємини з роботодавцем засвідчуються особистим підписом власника і завіряються підписом відповідальної особи відділу кадрів організації (роботодавця), де трудова книжка і зберігається аж до звільнення працівника, при переході на інше місце роботи трудова книжка видається йому на руки, а при оформленні трудових відносин з новою організацією передається в її відділ кадрів.
Зразок заповнення трудової книжки
Правила оформлення титульного аркуша трудової книжки і внесення до нього змін регламентуються . Як правило, тут у кадровиків питань не виникає.
При оформленні трудової книжки в неї необхідно внести наступні відомості про працівника:
- прізвище ім'я по батькові;
- дата народження (число, місяць, рік);
- освіту;
- професія, спеціальність.
Після того як будуть заповнені дані працівника на титульному аркуші, на ньому слід поставити печатку організації та підпису співробітника кадрової служби оформляє трудову книжку і її власника.
Найчастіше викликає труднощі заповнення рядка «Професія, спеціальність». Багато бухгалтерів і кадровики вважають, що указувати потрібно і професію, і спеціальність. Проте в дипломах є інформація про щось одне: або про спеціальність, або про професію. Одночасно професія і спеціальність не вказуються.
Крім того, у всіх дипломах є відомості про кваліфікацію. Її в трудову книжку вписувати не потрібно. Потрібно звернути увагу: у рядку «Професія, спеціальність» посада, на яку надходить працівник, також не вказується.
За час трудової діяльності у співробітника можуть помінятися анкетні дані (наприклад, прізвище), він може отримати додаткову освіту, у нього може з'явитися нова професія. Як відобразити ці зміни в трудовій книжці?
Якщо потрібно виправити прізвище, ім'я, по батькові або дату народження, алгоритм дій такий. Застарілі дані закреслюються однією рисою, а поруч вписуються нові відомості ().
Безумовно, зазначені виправлення можна внести тільки на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розірвання шлюбу, свідоцтва про зміну прізвища, імені, по батькові та ін.).
Тому на внутрішній стороні обкладинки обов'язково має бути посилання на номер і дату того документа, на підставі якого внесено зміни. Таке посилання повинна бути завірена підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або друком кадрової служби). Підстава - .
Інформація про отриманий новому утворенні, професії, спеціальності вноситься шляхом доповнення наявних записів (якщо вони є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів (). Зауважимо, що інструкція не містить вимог про те, що на внутрішній стороні обкладинки потрібно зробити посилання на документи, що підтверджують отримана освіта.
Заповнення розділу «Відомості про роботу»
Правила заповнення відомостей про роботу і виправлення цих записів приведені в .
Як показує практика, бухгалтери або кадровики часто використовують в трудових книжках скорочення. Між іншим і встановлено, що в трудовій книжці вони недопустимі. Наприклад, не можна писати «Пр.» Замість слова «Наказ» і «Расп.» Замість «Розпорядження», «пер.» Замість «переведений» і т. Д. Аналогічно не можна скорочувати слова «пункт», «частина», «стаття »і« Трудовий кодекс Російської Федерації ».
Кожен бухгалтер знає, що неправильний запис в трудовій книжці можна виправити. А от як правильно це зробити, пам'ятають не всі. Тому і помилки в розділі «Відомості про роботу» зустрічаються найчастіше.
Основне правило таке: закреслювати неправильний запис не можна (). Щоб виправити помилку, потрібно внести запис з наступним порядковим номером (він проставляється в графі 1). У графі 2 указується дата внесення правильного запису. У графі 3 потрібно написати, запис за яким номером вважається недійсною, а в графі 4 продублювати дату і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця.
З пункту випливає, що виправлення в трудову книжку повинен вносити той роботодавець, який допустив помилку. Але в той же час новий роботодавець також може внести виправну запис на підставі офіційного документа колишнього роботодавця. Такими документами можуть бути завірені колишнім працедавцем копії наказів про прийом і звільнення працівника.
А що робити у випадку, якщо, наприклад, організація, яка зробила неправильний запис, реорганізована або ліквідована? Відповідь на це питання дає пункт . Виправлення повинен зробити правонаступник, а у разі ліквідації організації - роботодавець за новим місцем роботи на підставі відповідного документа (наприклад, довідки з архіву).
При звільненні всі записи, внесені в трудову книжку співробітника за час його роботи у роботодавця, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою організації (кадрової служби) та підписом самого працівника (). Працівник ставить підпис поряд з підписом роботодавця або на наступному рядку.
Джерела інформації:
- - заповнення трудової книжки.
- - заповнення трудових книжок в прикладі.
- - трудова книжка, історія.
- - постанову Міністерства праці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок».
- - постанову Мінпраці Росії від 10.10.03 N69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок»
- - постанову Мінпраці Росії від 10.10.03 N69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок (Зареєстровано в Мін'юсті РФ 11.11.2003 N 5219)
- - Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 (ред. Від 19.05.2008) «Про трудові книжки» (разом з «Правилами ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців»)
- - Наказ Мінфіну РФ від 22.12.2003 N 117н «Про трудові книжки» (разом з «Порядком забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки») (Зареєстровано в Мін'юсті РФ 24.12.2003 N 5356)